Como administrar um escritório a distância – Brasil Canadá!

A pandemia do covid-19 trouxe muitas mudanças às nossas vidas. Tivemos que alterar nossa rotina em um espaço muito curto de tempo.
Nós, advogados, estávamos acostumados àquela rotina: ir para o escritório, fazer reuniões presenciais com o cliente, visitá-lo na sua empresa, ir ao fórum para audiências ou diligências e voltar para o escritório para elaborar ou corrigir petições.
Tudo isso mudou num piscar de olhos. Fomos obrigados, de uma hora para a outra, a manter distanciamento social e trabalhar das nossas casas.
O fato que pegou o mundo de surpresa foi só um empurrãozinho para aquilo que eu já estava me preparando para fazer. Desde 2019 vinha me organizando para transformar o meu escritório físico em um escritório digital.

ORGANIZAÇÃO

Ao contrário do que possa parecer, para ter um escritório digital é necessário haver organização prévia para além das questões específicas do Direito.
Se você já teve ou tem um escritório físico, sabe o quanto estamos acostumados a trabalhar usando muito papel e dependendo do atendimento presencial – o que torna essa transição mais difícil.
Para quem está começando, optar pelo digital demanda menos desapego.

PROCEDIMENTOS

Para que essa mudança do físico para o digital fosse possível, o primeiro passo foi criar novos procedimentos para receber e arquivar documentos dos clientes.
Testei diversos aplicativos e sites de contrato digital, de agenda, de compartilhamento de documentos, de atendimento online e alguns modelos de gestão, escolhendo aqueles que mais se adaptavam ao meu perfil.
Atualmente, tenho colaboradores que me ajudam a manter a qualidade de todas as atividades do escritório.

TESTE PRÁTICO

Entre outubro e dezembro de 2019 pude testar, na prática, o funcionamento do meu escritório online.
Nesses dois meses eu estive fora do Brasil e aproveitei para confirmar se o meu escritório continuaria funcionando como se eu estivesse lá.
No início de 2020, fui ajustando o que ainda não estava 100%. Meu maior desafio era convencer o cliente de que o atendimento online tinha a mesma qualidade do presencial. Era uma tarefa difícil e que exigia muito jogo de cintura. Muitas vezes, eu era vencida.

HORA DA VERDADE

Com a necessidade do distanciamento social e com a obrigatoriedade do fechamento dos escritórios, peguei minhas malas e vim para o Canadá. Sabia que era uma grande oportunidade de colocar meu plano em ação.

E foi isso que eu fiz: no dia 01 de abril de 2020, estava em Vancouver, com meu notebook nas mãos e com a certeza de que eu podia trabalhar de qualquer lugar.

Para que o meu negócio funcionasse como eu queria, estabeleci uma rotina diária de atendimento aos clientes para que eles não se sentissem abandonados.
Ainda era preciso focar na prospecção de novos clientes, afinal de conta, um escritório de advocacia não sobrevive sem clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas.

ADAPTAÇÃO E ROTINA

No começo eu queria manter tudo do mesmo jeito como fazia no Brasil. Logicamente, isso não era possível por conta do fuso horário.
Então, mais uma vez, eu tive que me adaptar: deixei de focar no horário que eu começava as minhas atividades e comecei a pensar em como eu poderia transformar aquela diferença de 4 horas em um benefício para o meu cliente.
Novamente, ajustei a minha rotina. Criei novos procedimentos e a tarefa de responder os clientes que entraram em contato via telefone ou WhatsApp passou a ser a primeira do dia. Somente após essa tarefa eu separo as publicações que precisam ser agendadas e passo para a minha assistente, via e-mail, o que precisa ser feito.
Aproveitando o e-mail já aberto, respondo algumas mensagens e entro no meu sistema de prazos para saber o que preciso corrigir no dia e o que preciso encaminhar para protocolo ou para elaboração.
Uma vez por semana, dedico um dia do meu expediente a separar os documentos das audiências que ocorrerão na semana seguinte. Também verifico o meu financeiro para saber se os clientes estão cumprindo com as suas obrigações junto ao escritório e deixo anotados os dias que os acordos serão pagos ou recebidos.
Entre uma atividade e outra, faço stories no Instagram, converso com colegas ou com um cliente que precisa da minha ajuda. Tento manter as coisas o mais organizadas possível, pois tenho que ter o controle das audiências, dos prazos e das reuniões com os clientes.

MEU CONSELHO

Tudo isso não é tarefa fácil. Mas é muito prazeroso saber que o meu sonho de poder trabalhar de qualquer lugar do mundo está se realizando. Agora os clientes não estão mais tão resistentes ao atendimento online e eu tenho pessoas incríveis para me ajudar e apoiar nessa jornada.
Se você está pensando em trilhar este caminho, a minha dica é:

• Comece a testar aplicativos de organização de agenda e de processos.
• Crie procedimentos internos e formas de organizar os documentos dos seus clientes facilitando o acesso e a rápida localização.

Assim, as pessoas que trabalham com você podem ter acesso (limitado e controlado – respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados) a eles. Isso torna possível a realização do trabalho em equipe.
A pandemia veio para mudar a vida de todos nós. Por isso, eu aconselho você a tentar.
Apesar de não ser fácil, é extremamente gratificante e compensadora a possibilidade de transpor limites geográficos, exercendo a profissão que você ama e que, tradicionalmente, é presencial.
______________________
Crédito de imagem: Freepik