Já te contei como administrar um escritório à distância e hoje quero falar como gerenciar uma equipe remota.
Eu poderia começar esse texto falando que basta ter um bom time e um bom sistema de controle de prazos na nuvem para você poder gerenciar o escritório de forma retoma. Mas eu não estaria sendo honesta. Nem com você, nem comigo.
Soft skills
Gerenciar uma equipe, seja presencial ou online, não é uma tarefa fácil.
Além de dizer o que as pessoas precisam fazer, a forma como você quer que as coisas sejam feitas deve ser suficientemente clara e completa. Claro, sempre respeitando a individualidade de cada colaborador.
Tenha em mente que ninguém irá peticionar ou tratar o cliente da mesma forma que você. Ainda assim, sua equipe pode absorver a essência do seu escritório, para que seja possível, por meio dos processos e dos atendimentos, oferecer uma unicidade no tratamento. Isso pode ser feito com treinamento e acompanhamento constante.
Não basta ser chefe: você tem que motivar a sua equipe, mantê-la engajada e dar feedbacks construtivos. Atuando de forma online tudo isso pode ser feito por aplicativo de mensagens ou por uma reunião, em chamada de vídeo. É muito importante informar para o seu colaborador os detalhes das tarefas e os respectivos prazos de entrega. Não dá para liderar ninguém que esteja no escuro.
Aspectos práticos
Depois de entender e desenvolver as Soft Skills que todo bom líder deve ter, chegou o momento de escolher um bom aplicativo que atenda às suas necessidades para gerenciar a sua equipe e o seu escritório. Seja em São Paulo, seja em Vancouver.
Nós, advogados, podemos utilizar os programas de controle de prazo na nuvem para fazer o gerenciamento das tarefas e prazos sob responsabilidade dos colaboradores. Há diversas opções e cada uma tem um valor diferente. Se você está começando e não pode pagar por um sistema, minha sugestão é usar o e-mail como forma de controle de tarefas.
Não são apenas as atividades que precisam de controle: é preciso organizar as finanças do seu escritório para você tenha o gerenciamento das receitas e despesas. Sem essas informações você nunca saberá se o seu escritório está crescendo conforme suas metas ou se está dando prejuízo.
Hoje, eu uso o aplicativo Zeropaper (também na nuvem) e emito os boletos para facilitar o controle financeiro do meu escritório. Logicamente, você pode começar usando uma tabela do Excel.
Sobre delegar
Uma das tarefas mais difíceis na administração do seu escritório é delegar. Falo isso por experiência própria. Essa habilidade está intimamente ligada ao crescimento do seu escritório; afinal de contas, seria humanamente impossível dar conta de tudo sozinha(o). É por esse motivo que delegar é tão importante.
A maioria das pessoas tem o péssimo hábito de querer centralizar tarefas ou de esperar que tudo saia do jeito que foi idealizado. Já ouvi muitos colegas dizendo que preferem fazer do seu jeito do que ter que corrigir um trabalho realizado pelo seu colaborador.
Mas se não conseguimos delegar, como podemos ter tempo para elaborar novos processos, para preparar novas teses, para fazer networking e para estudar, ampliando, assim, nossos conhecimentos?
A minha dica para você começar a delegar sem peso na consciência é que você faça isso com os prazos pequenos. Assim, pode passar para o seu colaborador, conforme vai fazendo as correções, como gostaria que as peças do seu escritório fossem feitas. Isso é treinar e acompanhar.
Para que as suas peças e correções sejam facilmente acessadas pelo seu colaborador, você pode utilizar o Google Drive ou qualquer sistema parecido. Tente não reescrever o que ele fez com as suas palavras. Isso, além desmotivá-lo, fará com que você não tenha segurança para delegar algo nas próximas oportunidades.
Quando você conseguir delegar algo que não seja imprescindivelmente realizado por você, sobrará mais tempo para elaborar um texto no seu blog ou no Instagram, para entrar em contato com um cliente ou marcar uma reunião para fechar um novo contrato.
Para finalizar, trabalhar de forma digital precisa fazer sentido para o que você quer da sua vida. Organização, persistência, resiliência, paciência, força de vontade, foco e propósito serão necessários a todo momento.
Parece muita coisa, mas a prática faz cada um desses elementos entrar em sincronia. Se você encontrar tudo isso dentro de si e transmitir o mesmo para a sua equipe, vai conseguir administrar o seu escritório de qualquer lugar do mundo.
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Crédito de imagem: Jcomp
