Participar de reuniões é uma coisa bem comum na vida do advogado. Algumas vezes ela acontece para fazer o atendimento inicial do cliente, outras vezes para definir as estratégias de negócios com a equipe, mostrar resultados, esclarecer pontos… As possibilidades são infinitas!
Mas muitas vezes as reuniões se tornam demoradas e não chegam a lugar algum, por isso hoje quero dar 4 dicas para fazer uma reunião de negócios produtiva e objetiva. Vamos lá?
1) Defina quem conduzirá a reunião
Primeiro de tudo, defina quem será a pessoa responsável pela condução da reunião, pois se todos falarem ao mesmo tempo, ninguém será ouvido. A pessoa escolhida para conduzir a reunião deverá dar sequencia aos passos abaixo.
2) Leve uma pauta
Quando é marcada uma reunião, normalmente já existe um assunto principal a ser tratado. O grande problema é que muitas vezes a conversa desvia do seu foco principal e são tratadas coisas que não estavam programadas ou que em nada contribuem para a resolução da questão inicial. Por isso, a minha sugestão é que o condutor da reunião leve uma pauta, que nada mais é do que uma folha (física ou no computador) onde estarão anotados todos os pontos que precisam ser resolvidos naquela conversa. Liste apenas os pontos principais… Não precisa ser com grandes detalhes.
3) Faça nessa ordem
Em consequência do que foi dito acima, para uma reunião eficiente o ideal é que cada assunto seja tratado nessa ordem: primeiro o condutor levanta o problema, em seguida discute as soluções possíveis e, por fim, anota o que ficou definido. Essa estrutura serve para qualquer tipo de reunião, inclusive para entrevista prévia de clientes para ingressar com a ação.
4) Passe para o próximo ponto
Finalmente, se determinado assunto já foi resolvido de forma definitiva, passe para o próximo tópico. Não adianta ficar voltando no que já foi analisado, especialmente quando chegou-se a um ponto comum – ainda que seja marcar uma próxima reunião para tratar sobre aquele ponto específico.
? Dica extra:
Seja transparente e cortês. Trate o próximo como gostaria de ser tratado!
Qual estrutura você usa nas suas reuniões? Me conta nos comentários!
( Crédito de imagem: Rawpixel.com )
