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Entrevista - Petição Inicial

Com passar dos anos a dinâmica de trabalho da sociedade sofreu grandes alterações. A chegada da tecnologia redefiniu conceitos dentro do mercado de trabalho e, atualmente, as profissões apresentam uma relação de mutualismo com as ferramentas digitais, sendo cenário jurídico parte desse quadro.

Os escritórios de advocacia contam, nos dias de hoje, com os mais diversos suportes tecnológicos que trazem para rotina do advogado maior simplicidade e flexibilidade. Com isso em mente, destacamos aqui algumas ferramentas essenciais para um escritório de advocacia.

Entre os principais recursos temos:

  • Nuvem digital  
  • Módulo de gestão financeira  
  • Sistema de segurança de dados
  • Software jurídico
  • Suporte de TI  

1. A nuvem digital  

Ter o controle de processos judiciais por meio de uma planilha pode até atender as necessidades do escritório em um momento inicial. No entanto, se a gama de clientes cresce de maneira significativa, essas planilhas ficam sujeitas a falhas, inseguras e oferecem riscos que podem, e devem, ser evitados.

Por exemplo, além de possuir uma margem para erros muito grande -alguém pode acidentalmente apagar algum dado importante-, essas informações não estão seguras, podendo ser facilmente acessadas e extraviadas.   

As ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas na nuvem digital de forma simples e rápida, mas além disso possibilita um acesso imediato de qualquer lugar. Os dados passam a ser compartilhados e recebem atualizações em tempo real. Com a nuvem qualquer advogado pode acessar seus documentos do escritório, de casa, e até mesmo de outra cidade -basta que se tenha acesso a internet-.  

Com a nuvem todos os arquivos são lançados em um único lugar e a informação fica centralizada. Os relatos de profissionais após a adesão do armazenamento na nuvem é que antes eram necessárias salas inteiras para armazenar pasta e planilhas. A organização desses documentos era uma tarefa árdua, de manutenção contínua, e exposta a falhas – sem falar nos gastos com impressão e realização de cópias.

2. Gestão financeira

Um profissional de direito encontra em sua rotina diversos quesitos que demandam sua atenção e cuidado. Clientes, prazos e burocracias são apenas alguns deles.  

Além desses fatores, ainda existe o quesito administração das finanças de uma empresa, que não é uma tarefa fácil. Nos escritórios de advocacia é muito comum que essa tarefa seja encarregada a um advogado, o grande problema é que nem todos os cursos de Direito oferecem uma boa base econômica e administrativa para a realização dessa função.    

Optar por um programa jurídico dotado com um auxiliar de gestão financeira é uma economia de tempo e dinheiro. Dessa forma afazeres como controle de honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa, emitir faturas e outros são automatizados, e se tornam muito mais simples.

3. Sistema de segurança de dados

Assim como a forma de armazenar arquivos e documentos se alterou com o passar dos anos, a maneira como esses devem ser protegidos também não é mais a mesma. Armazenamento digital exige um complexo de segurança digital.

O sistema de segurança é uma vantagem competitiva de grande importância no mercado jurídico. Os dados com que um advogado interage são confidenciais e exigem um acesso restrito. Para a segurança do profissional e dos clientes é necessário investir em uma ferramenta que oferece um bom complexo de segurança, e que possua algum tipo de controle de acesso.

Dessa forma apenas pessoas autorizadas podem acessar e visualizar as informações ali presentes, com uma garantia da segurança da informação, um campo de dados restrito, existindo ainda um controle de acessos através de perfis ou grupos de usuários.  

4. Software Jurídico

Essa é possivelmente a escolha mais importante a ser tomada pois ela abrange diversos setores de funcionamento do escritório. Um software irá promover uma melhoria na otimização das tarefas, no controle de compromissos, no armazenamento de arquivos, na integração da empresa, e até mesmo na gestão financeira.   

Isso ocorre porque o software jurídico é a ferramenta tecnológica que faz parte do cotidiano dos melhores advogados e escritórios de advocacia nos dias de hoje. Com o objetivo de automatizar, facilitar, e simplificar as tarefas executadas no dia a dia, o software ajuda com a gestão de processos, o controle de prazos, a organização da parte financeira, a integração da equipe, entre outros.  

A ideia é que com a redução do tempo gasto com esses afazeres o profissional jurídico possua tempo para investir em áreas que realmente importam, como, por exemplo, se dedicar de forma mais integral aos seus clientes.   

A grande questão é que o melhor software jurídico virá equipado com todas as ferramentas citadas aqui, até agora. Softwares completos apresentam em si nuvem de armazenamento, módulo financeiro, sistema de segurança e acesso restrito a documentos, além de um calendário com de alerta de prazos – que avisa e notifica o advogado quanto aos seus compromissos.

Busque por um programa que possui modelos de documentos pré-editados – garantindo a redução do tempo gasto com a digitalização, formatação, revisão, e armazenamento desses.

5. Controle e TI

Como bônus apontamos ainda a necessidade de uma boa administração dessas ferramentas, e um bom suporte de TI.  

Tal motivo se desencadeia do fato de que a grande questão é que toda tecnologia traz consigo a necessidade de suporte, administração, planejamento e outros. Se mal gerenciadas essas tecnologias podem perder a função de facilitadoras e se tornarem de fato problemas, a exigência é que exista um suporte com serviços de quem realmente entende do assunto.  

Uma boa administração garante ao escritório um suporte de todos os dados que são importantes para a empresa. Não se trata apenas de soluções em servidores, antivírus, backup e monitoramento – sendo esses os serviços de mais destaque oferecidos pela TI -, mas utilização de uma solução tecnológica que permita melhorar a organização interna e os métodos de trabalho, indo mais além.  

De nada vai adiantar implementar um software para advogados, se você não souber utilizá-lo. Com uma TI estratégica é possível extrair o melhor das ferramentas aplicadas no escritório, sendo assim extrai-se resultados melhores da equipe de advogados em um todo, e da solução de processos.

 

Você já conhecia essas ferramentas? Usa alguma? Conta aí nos comentários!

 

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Crédito de imagem: Shayne_ch13

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