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Como na crise nasce a oportunidade, hoje quero falar sobre como estruturar um escritório jurídico digital, de forma que o seu trabalho seja profissional.

Hoje quero dar um enfoque na atuação digital, mas aqui no blog é possível encontrar matérias sobre diversos temas relacionados, como:

Lembrando que mesmo que o seu escritório seja pequeno ou esteja começando, é muito importante já se estruturar da forma mais profissional possível, pois isso possibilitará um crescimento organizado!

📖 AGENDA

O advogado tem que ser muito organizado, inclusive com prazos, audiências e reuniões, por isso uma agenda ou planner é fundamental!

  • PLANNER

Na lojinha tem um planner jurídico gratuito bem completinho, que você pode baixar e usar sem moderação!

  • GOOGLE AGENDA

Minha sugestão para o seu escritório é o Google Agenda, porque é uma ferramenta gratuita e as informações são integradas, permitindo o uso tanto no computador, quanto no celular. Além disso, com o Google Agenda você pode compartilhar compromissos com outros usuários, classificar por cor e colocar lembretes, além de muitas outras funcionalidades que auxiliam na organização.

✒️ ASSINATURA

O certificado digital da OAB é fundamental para a realização de diversos atos processuais, como visualizar processos, receber intimações, se habilitar nos autos, assinar documentos eletronicamente, peticionar, recorrer, interpor ações, etc.

💳 CONTA BANCÁRIA

Hoje em dia existem contas digitais gratuitas que permitem a realização de transferências, emissão de boletos, cartão de crédito, realização de investimentos, tudo sem custo, de forma que não compensa mais ter uma conta tradicional para o seu escritório.

  • BANCO INTER

É a conta que eu uso, e posso falar? ADORO o Banco Inter!

Eu uso a conta de pessoa física, mas eles tem também a opção de pessoa jurídica, que oferece 100 TEDs gratuitas por mês, cartão Mastercard para compras no débito, maquininha de cartão Bin com taxas exclusivas, convênio com as principais máquinas de cartão, para recebimento de suas vendas no crédito e no débito, extratos por período – PDF, OFX e CSV, pagamento de boletos e títulos, depósito de dinheiro via boleto, 100 boletos gratuitos por mês, folha de pagamento automática, visualização e movimentação personalizada por usuário, acesso multi-contas e  interpag, que permite o recebimento via QR Code, sem custo!

  • NUBANK

A Nubank também é outra empresa super confiável e que tem uma comunicação visual linda, toda roxinha!

Essa conta também não tem anuidade, nem taxa de manutenção e ainda existe uma possibilidade de solicitar a conta para pessoa jurídica, que oferece transferências gratuitas e ilimitadas entre contas do Nubank e a qualquer horário, oferece transferências gratuitas e ilimitadas para qualquer banco, possibilita pagamento de boletos como conta de luz, água, telefone e até mesmo compras online, possibilita pagamento de tributos e impostos exigidos para pessoas jurídicas, além de fazer o controle do fluxo de caixa.

📱 COMUNICAÇÃO

Já faz muito tempo que o telefone fixo deixou de ser a única opção para quem tem um escritório. Outras soluções que funcionam tão bem quanto e são até mais eficazes são os celulares e seus aplicativos de comunicação, como WhatsApp e o Telegram (já faz parte do nosso grupo?).

Tem outras ferramentas que também tem a funcionalidade de comunicação com o cliente, mas que eu acho que são menos acessíveis e se enquadram melhor na categoria de reunião, então continue lendo essa matéria para saber mais!

💌 E-MAIL

Um e-mail profissional é essencial para a profissionalização do seu negócio. Faça o teste: qual dos e-mails te passa mais confiança?

manualdoadv.2015@hotmail.com.br ou contato@manualdoadvogado.com.br

Com certeza é o @suaempresa que passará uma impressão melhor para os seus clientes, por isso quero indicar três empresas que conheço e confio bastante nesse seguimento:

  • GSuite – ferramenta do Google que permite maior número de integrações
  • Nuvem – bom custo benefício e atendimento impecável
  • Uolhost – melhor custo benefício para quem está começando

📋 FORMULÁRIOS

O uso de formulários pode ajudar na triagem de informações e contato, automatizando algumas tarefas que não precisam necessariamente da sua interação com o cliente.

O Google Forms é uma solução bem completa e interessante, além de gratuita para quem opta pelo uso pessoal.

🔗 LINKS

Você pode ter que enviar ou receber documentos, imagens ou vídeos que não cabem em um e-mail e existem algumas soluções que podem ajudar!

  • GOOGLE DRIVE

O Google Drive é uma ferramenta para armazenar, compartilhar e acessar seus arquivos em qualquer dispositivo. Os primeiros 15 GB de armazenamento são gratuitos.

  • WETRANSFER

O Wetransfer também é uma ferramenta para compartilhar documentos ou pastas inteiras através de um link que ele gera. Na versão gratuita podem ser enviados até 2 GB de uma vez.

  • BITLY

O Bitly é um encurtador de link que serve para você não enviar um endereço gigante para os seus clientes ou parceiros. Vou dar um exemplo de dois links, que levam à mesma página:

1º) http://bit.ly/razoesfinais

2º) https://www.manualdoadvogado.com.br/2016/12/como-fazer-razoes-finais.html

Ao usar o Bitly ele gera um endereço automaticamente, mas você pode personalizar sem custo algum, como eu fiz aí em cima. Basta se cadastrar!

💵 PAGAMENTOS

Além das opções de boleto, QR code e maquininha que os bancos acima oferecem, quero falar sobre mais duas opções:

  • PAGSEGURO

O PagSeguro é a plataforma de pagamento que tem suporte para a maquininha de cartão, mas o que eu acho mais interessante é o pagamento online através de um link que pode ser enviado por e-mail, WhatsApp, etc. É cobrada uma pequena taxa por transação (porcentagem da venda + um valor fixo).

Você pode cadastrar um pagamento único ou um pagamento recorrente, caso o serviço seja parcelado. Além disso, também é possível emitir boleto, pagar com cartão de crédito, débito online e depósito em conta.

  • PAYPAL

O Paypal funciona de forma similar, mas acho a tarifa deles um pouco mais alta e a plataforma deles me parece menos intuitiva. Também permite o pagamento através da emissão de um link, com a cobrança de uma pequena taxa por transação e oferece soluções de cobranças rápidas ao seu cliente.

💻 PRESENÇA DIGITAL

Caso entenda que é necessário um endereço físico (só para indicar aos clientes e colocar nas petições e documentos), pode contratar um Escritório Virtual, que é um serviço onde você aluga um endereço comercial e fiscal para o seu escritório, mas não pode usar o espaço físico. O pacote pode incluir atendimento telefônico personalizado (com o nome do seu escritório) e recebimento de correspondências.

Se a sua operação for 100% digital, você precisará de um escritório online onde as pessoas poderem te achar!

  • SITE 

Criar um site é uma das coisas mais importantes que você terá que fazer. Posso recomendar duas empresas em quem confio bastante:

1ª) Wix: sites lindos e bem rapidinhos de fazer. A plataforma é intuitiva e são muitas opções de layout para escolher, sendo possível personalizar 100% do seu site.

2ª) Nuvem hospedagem: criação de sites de forma simples, com plataforma similar a do Wix, mas com a vantagem de que toda a hospedagem, assim como o atendimento, estão centralizadas no Brasil. Também é possível personalizar 100% do seu site.

  • LOGOTIPO

Também será muito interessante se você tiver um logotipo próprio, que te diferencie e transmita os seus valores de negócio. Nesse quesito também tenho duas recomendações:

1ª) Canva: ferramenta gratuita que te ajuda a fazer logotipos, currículos, artes para redes sociais, e-book e todo o tipo de design que você conseguir imaginar. A plataforma é bem intuitiva e integrada, de modo que você pode fazer pelo computador ou celular.

2ª) Agência Direito Fácil: essa agência tem um portfólio bem interessante e preços atrativos. Além do logotipo, os serviços podem incluir cartão de visita, envelope carta, envelope saco, pasta, papel timbrado, capa de Facebook e assinatura de e-mail, dependendo do pacote escolhido.

  • GOOGLE MEU NEGÓCIO

O Google Meu Negócio é uma ferramenta gratuita e fácil de usar, que possibilita que empresas e organizações gerenciem sua presença on-line no Google, inclusive na Pesquisa e no Maps. Ao verificar e editar as informações comerciais, você ajuda os clientes a encontrar sua empresa.

Quando um cliente pesquisar o seu escritório, as informações aparecerão na parte lateral direita, conforme ilustrado na matéria abaixo:

  • JUSBRASIL

Ter uma página no Jusbrasil é muito importante, pois provavelmente é por onde as pessoas vão te achar, especialmente se você produzir conteúdo de qualidade. Complete todos os dados e mantenha atualizado!

  • LINKEDIN

Crie um perfil profissional do seu escritório, separado do seu perfil pessoal. Para ficar mais claro, vou deixar o link do meu perfil pessoal, onde consta toda a minha experiência profissional e acadêmica. Também vou deixar o link do perfil do Manual do Advogado, que tem um enfoque completamente diferente.

  • FACEBOOK

Acredite: muitas pessoas ainda usam o Facebook ativamente. Pensando nisso, é muito importante que você crie uma página do seu escritório, com endereço eletrônico e telefone para contato, de forma que as pessoas que te encontrarem através dessa rede social consigam chegar até o seu escritório.

✔️ ORGANIZAÇÃO

Já fiz uma matéria aqui no blog sobre organização (e inclusive tem uma categoria por aqui só dedicada a esse tema), mas quero reforçar um pouco sobre o Trello, que é um aplicativo de gerenciamento de projetos super personalizável, que permite acompanhar uma tarefa desde a ideia até a conclusão. Você pode adaptar para o cumprimento de prazos, cadastro de iniciais ou o que achar melhor, já que a ferramenta permite:

  • Mapeamento completo do projeto
  • Organização das tarefas por painéis
  • Evolução das tarefas é feita arrastando os quadros
  • Compartilhar o quadro com outras pessoas, definindo o nível de permissão
  • Configurar o app para receber uma notificação sempre que uma tarefa for alterada pela equipe
  • Fazer quadros podem ser copiados para reutilização
  • Uso tanto no celular quanto no desktop, tornando mais fácil a consulta das tarefas

📑 PDFs

O arquivo em PDF é essencial para transmitir a mensagem que você quer passar, garantindo a manutenção integral da estética e do conteúdo. Mas muitas vezes temos necessidades que ficam limitadas com o uso desse tipo de documento, como juntar, diminuir, etc. Mas tem ferramentas que podem ajudar:

  • ILOVEPDF

O ILovePDF é uma ferramenta gratuita que permite fazer muitas coisas, inclusive juntar, dividir, comprimir, adicional número de página, inserir marcar d’água, girar, desbloquear, proteger, organizar, reparar, além de converter documentos de PDF para PowerPoint, Excell e JPG, ou desses formatos para PDF.

  • SMALLPDF

O SmallPDF é uma ferramenta paga que permite fazer muitas coisas, inclusive assinar, juntar, dividir, comprimir, adicional número de página, inserir marcar d’água, girar, desbloquear, proteger, organizar, reparar, além de converter documentos de PDF para Word, PowerPoint, Excell e JPG, ou desses formatos para PDF.

👨‍💻 REUNIÕES

As reuniões com clientes, testemunhas, parceiros e etc. muitas vezes podem ser virtuais e hoje existem ferramentas excelentes para isso:

O Zoom é uma ferramenta que no plano gratuito permite a realização de chats ou reuniões por áudio e também por vídeo, com a possibilidade de inclusão de até 100 participantes de vídeo.

  • SKYPE

O Skype é uma ferramenta similar e bastante conhecida, desenvolvida pela Microsoft, que também possibilita o envio de mensagens, chamadas de áudio e vídeo, compartilhamento de tela, gravação das chamadas e compartilhamento da tela.

Agora que você já sabe como estruturar um escritório jurídico digital, compartilha essa postagem com um amigo que pode precisar desse conteúdo!

Faz o uso de alguma ferramenta diferente? Me conta nos comentários!

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Crédito de imagem: Freepik

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10 Comentários

  • Miqueias
    12 maio, 2020

    Ótimas dicas!

  • João Paulo
    09 maio, 2020

    Muito boas as informações. Sem dúvida utilizarei muitas dicas aqui repassadas pela nobre colega.

    Deixo meus agradecimentos.

  • Priscila
    23 abril, 2020

    Só consegui ler hoje, muito bom! Muito completo mesmo! Melissa, você como sempre muito dedicada e antenada!

  • Paulo
    02 abril, 2020

    Adorei a dica!!!

  • cesar
    30 março, 2020

    Show, excelentes dicas!
    Muito obrigado !!!